De la mano de SERESCO te traemos esta Guía sobre Cómo optimizar tus tareas y los beneficios de implantar un gestor documental en tu empresa

CÓMO OPTIMIZAR TUS TAREAS Y LOS BENEFICIOS DE IMPLANTAR UN GESTOR DOCUMENTAL EN TU EMPRESA

Actualmente, uno de los activos más importantes de una compañía, independientemente de su tamaño, sector, volumen de facturación…, es la información. Por lo que su correcto manejo, flujo y control es vital para un rendimiento óptimo.

Continuamente recibimos correos electrónicos con archivos que descargamos y, casi siempre por inercia, se guardan en la típica carpeta de “descargas”. Tras la descarga, accedemos a esa carpeta y lo copiamos o movemos a la carpeta donde queremos que permanezca almacenado.

Solemos usar carpetas compartidas en servidores con estructuras complejas de las que, en muchas ocasiones, desconocemos el criterio organizativo a no ser que lo hayamos definido nosotros. Y cuando necesitamos acceder a alguno de estos archivos o documentos recurrimos al teléfono, al correo electrónico o directamente nos acercamos hasta el puesto del compañero que creemos que nos los puede facilitar.

Según un estudio del International Data Corporation (IDC), los trabajadores de grandes empresas sólo encuentran el documento adecuado en un 50% de las ocasiones. Lo que se traduce en ineficiencias productivas que suponen pérdidas significativas a las empresas.

Esto en el mejor de los casos, porque en muchas ocasiones hay departamentos como calidad, compras, RRHH, logística… que generan y almacenan físicamente expedientes, auditorías, contratos, órdenes de trabajo, etc. usando documentos en papel que debemos escanear y guardar o, directamente, archivar. A todos nos son muy familiares esas estanterías hasta el techo repletas de archivos definitivos o carpetas “AZ”. 

La solución a este proceso tan poco eficiente la encontramos en el proceso de digitalización de la información. Para poder mantener resguardada y acceder a nuestra información en cualquier momento, es crucial tanto su correcto almacenamiento como su correcta organización. Esta es la tarea primordial de un buen gestor de contenidos empresariales que nos facilite la gestión y la automatización de todo tipo de procesos documentales desde la captura hasta la entrega.

Un gestor de contenido empresariales, o gestor documental, es un espacio centralizado que permite almacenar de forma automática y digital todos los documentos de una empresa y al que se puede acceder en cualquier momento y lugar de manera segura.

Las ventajas de usar un buen gestor de contenidos empresariales son:

–              Organización y clasificación eficiente

–              Acceso rápido y seguro

–              Ahorro de tiempo y recursos

–              Mayor sostenibilidad con la reducción del uso de papel

–              Colaboración entre equipos y departamentos

–              Cumplimiento de normativas y regulaciones

–              Integración con otros sistemas

–              Respaldo y recuperación de datos

Un gestor documental es imprescindible para un sistema de base de datos organizado y categorizado de acuerdo con los propósitos de las empresas para hacerlo todo más sencillo y controlable.

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Transformación digital: una de las claves para el éxito de las pymes en el mercado actual

Llegas a tu trabajo, introduces datos en una tabla de Excel, la envías por email a otra persona que tiene que procesarla añadiendo fórmulas o gráficos, luego la sube a una carpeta compartida a la que tiene acceso todo el equipo… ¿Estás usando herramientas digitales?, SI. ¿Estás ‘haciendo transformación digital’? NO.

Aquí vemos un ejemplo claro de nuestro día a día, especialmente el de muchas de nuestras pymes, en las que pensamos que ‘usar tecnología’ es hacer ‘transformación digital’. Y no, no es sólo eso. Cuando hablamos de transformación digital hablamos de aprovechar la tecnología para optimizar los procesos de una empresa. La transformación digital supone un cambio de paradigma que obliga a toda la compañía a replantearse sus sistemas de trabajo.

La transformación digital consiste en ir un paso más allá. Consiste en hablar de procesos. El enfoque ha de centrarse en optimizar esos procesos. Por tanto, el primer paso es hacer un análisis de madurez digital de todos los que llevamos a cabo en nuestra empresa.

De este modo, la transformación digital tiene mucho que ver con la mejora de la eficiencia de los procesos para que esa eficiencia repercuta en nuestra productividad y por extensión en nuestro cliente, está muy centrada en aportar valor al cliente de muchas formas diferentes.

Tras el análisis, se deben marcar unos objetivos, alcanzables y realistas, y revisar el estado en el que se encuentra nuestra compañía: en qué situación se encuentran nuestros procesos y en qué puntos se puede aplicar tecnología para mejorarlos. En definitiva, perfilar iniciativas que nos puedan ayudar a alcanzar los objetivos marcados, esto es, para diseñar un plan de transformación digital de nuestra empresa.

Definidas las acciones a ejecutar, resulta imprescindible pasar a una fase de valoración, de estimación de lo que va a suponer desarrollarlas, teniendo siempre en cuenta los sistemas de información con los que contamos. No resulta factible comenzar una transformación digital desde cero. Siempre hay que tener en cuenta los recursos existentes y qué podemos aprovechar en esta nueva etapa.

Debemos ser conscientes de que la transformación digital es un ciclo continuo en el que se van abordando procesos de mejora unos sobre otros, y que implican un seguimiento periódico que tiene que ser medido. Resulta la única forma de saber si el plan de transformación digital se está aplicando con éxito o no.

Por último y lo más importante, conviene destacar que las personas son las que hacen posible que se produzca la verdadera transformación digital de una compañía. Hay que tenerlas en cuenta siempre para que el proceso tenga éxito. Solo con la tecnología no se obtendrá un resultado satisfactorio. Son las personas las que hacen que ‘gire la rueda’ de la digitalización. De nada sirve invertir en tecnología si no se forma a los usuarios y se les hace partícipes del cambio involucrándolos en las mejoras que supone dicha transformación. De hecho, el éxito de la implantación de cualquier plan de implantación de transformación digital va a residir en las personas que lo van a usar en su día a día

Resumiendo:

• Invertir en tecnología no implica necesariamente iniciar una transformación digital
• La transformación digital supone la revisión de todos los procesos de la compañía
• Se trata de un ciclo continuo y vivo en el tiempo
• Las personas son las que hacen posible que se produzca la verdadera transformación

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Gestión de Procesos (ERP)

La Planificación de Recursos Empresariales o ERPs (del inglés Enterprise Resource Planning) facilita a las empresas la tarea de automatización de los procesos.

En este documento de referencia de RED.es podrás entender los beneficios de implementar un ERP en tu pyme. El documento incorpora cuestiones tales como:

• La definición y las principales características de un ERP, entendiendo su usabilidad y sus diversas aplicaciones. 
• Los diferentes tipos de usuarios de un ERP. 
• Las ventajas y beneficios de esta herramientas para las empresas, en especial, para las pymes, así como los pasos a seguir para su correcta implementación.
• Evolución a lo largo de los años, situación actual y escenarios futuros de los ERPs.
• Ejemplos de ERPs específicos para las empresas.
• El impacto en los diferentes sectores económicos y en las empresas en general, analizando los sectores con mayor facilidad de implementación y aquellos con mayores dificultades.
• Y, finalmente, se lleva a cabo un estudio de ejemplos reales y casos de éxito donde la herramienta ha sido probada y bien implementada.

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Business Inteligence y Analítica de Datos

El Business Intelligence (BI) y la analítica de datos proporcionan información para la toma de decisiones de tu pyme. Aprende todo lo que necesitas saber con este documento de referencia.

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