Huella Dactilar y fichaje laboral

Procesos de Gestión

En abril de 2023, el Comité Europeo de Protección de Datos confirmó unas directrices que contradicen las instrucciones del Tribunal Supremo y de la Agencia Española de Protección de Datos, y esta se ha visto forzada a cambiar sus directivas y ha publicado una Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos.

La guía deja patente que, para las empresas, es imposible superar el requisito de necesidad establecido, aun contando con el consentimiento de los trabajadores. Al no poder cumplir estos criterios, el reconocimiento de huella dactilar o facial queda declarado prohibido con carácter general, salvo en los escasos supuestos recogidos en el artículo 9 del RGPD (interés público, sanitario, de seguridad pública, etc.).

Su aplicación es inmediata, por lo que cualquier empresa que utilice este sistema de reconocimiento biométrico en 2023 puede ser sancionada por la AEPD, sin importar que cuando se instalara dicho sistema fuera legal.

Ya son muchos los procesos sancionadores resueltos por la AEPD en estos últimos años por la utilización de sistemas biométricos para el registro de jornada, por lo que se hace necesario el uso de nuevas tecnologías para garantizar la identidad del trabajador y evitar su posible suplantación, evitando así la necesidad de utilizar este tipo de sistemas.

CheckJC

Read More →

Gestión Documental

Procesos de Gestión

De la mano de SERESCO te traemos esta Guía sobre Cómo optimizar tus tareas y los beneficios de implantar un gestor documental en tu empresa

CÓMO OPTIMIZAR TUS TAREAS Y LOS BENEFICIOS DE IMPLANTAR UN GESTOR DOCUMENTAL EN TU EMPRESA

Actualmente, uno de los activos más importantes de una compañía, independientemente de su tamaño, sector, volumen de facturación…, es la información. Por lo que su correcto manejo, flujo y control es vital para un rendimiento óptimo.

Continuamente recibimos correos electrónicos con archivos que descargamos y, casi siempre por inercia, se guardan en la típica carpeta de “descargas”. Tras la descarga, accedemos a esa carpeta y lo copiamos o movemos a la carpeta donde queremos que permanezca almacenado.

Solemos usar carpetas compartidas en servidores con estructuras complejas de las que, en muchas ocasiones, desconocemos el criterio organizativo a no ser que lo hayamos definido nosotros. Y cuando necesitamos acceder a alguno de estos archivos o documentos recurrimos al teléfono, al correo electrónico o directamente nos acercamos hasta el puesto del compañero que creemos que nos los puede facilitar.

Según un estudio del International Data Corporation (IDC), los trabajadores de grandes empresas sólo encuentran el documento adecuado en un 50% de las ocasiones. Lo que se traduce en ineficiencias productivas que suponen pérdidas significativas a las empresas.

Esto en el mejor de los casos, porque en muchas ocasiones hay departamentos como calidad, compras, RRHH, logística… que generan y almacenan físicamente expedientes, auditorías, contratos, órdenes de trabajo, etc. usando documentos en papel que debemos escanear y guardar o, directamente, archivar. A todos nos son muy familiares esas estanterías hasta el techo repletas de archivos definitivos o carpetas “AZ”. 

La solución a este proceso tan poco eficiente la encontramos en el proceso de digitalización de la información. Para poder mantener resguardada y acceder a nuestra información en cualquier momento, es crucial tanto su correcto almacenamiento como su correcta organización. Esta es la tarea primordial de un buen gestor de contenidos empresariales que nos facilite la gestión y la automatización de todo tipo de procesos documentales desde la captura hasta la entrega.

Un gestor de contenido empresariales, o gestor documental, es un espacio centralizado que permite almacenar de forma automática y digital todos los documentos de una empresa y al que se puede acceder en cualquier momento y lugar de manera segura.

Las ventajas de usar un buen gestor de contenidos empresariales son:

–              Organización y clasificación eficiente

–              Acceso rápido y seguro

–              Ahorro de tiempo y recursos

–              Mayor sostenibilidad con la reducción del uso de papel

–              Colaboración entre equipos y departamentos

–              Cumplimiento de normativas y regulaciones

–              Integración con otros sistemas

–              Respaldo y recuperación de datos

Un gestor documental es imprescindible para un sistema de base de datos organizado y categorizado de acuerdo con los propósitos de las empresas para hacerlo todo más sencillo y controlable.

SERESCO

Read More →

Transformación Digital en pymes

Procesos de Gestión

Transformación digital: una de las claves para el éxito de las pymes en el mercado actual

Llegas a tu trabajo, introduces datos en una tabla de Excel, la envías por email a otra persona que tiene que procesarla añadiendo fórmulas o gráficos, luego la sube a una carpeta compartida a la que tiene acceso todo el equipo… ¿Estás usando herramientas digitales?, SI. ¿Estás ‘haciendo transformación digital’? NO.

Aquí vemos un ejemplo claro de nuestro día a día, especialmente el de muchas de nuestras pymes, en las que pensamos que ‘usar tecnología’ es hacer ‘transformación digital’. Y no, no es sólo eso. Cuando hablamos de transformación digital hablamos de aprovechar la tecnología para optimizar los procesos de una empresa. La transformación digital supone un cambio de paradigma que obliga a toda la compañía a replantearse sus sistemas de trabajo.

La transformación digital consiste en ir un paso más allá. Consiste en hablar de procesos. El enfoque ha de centrarse en optimizar esos procesos. Por tanto, el primer paso es hacer un análisis de madurez digital de todos los que llevamos a cabo en nuestra empresa.

De este modo, la transformación digital tiene mucho que ver con la mejora de la eficiencia de los procesos para que esa eficiencia repercuta en nuestra productividad y por extensión en nuestro cliente, está muy centrada en aportar valor al cliente de muchas formas diferentes.

Tras el análisis, se deben marcar unos objetivos, alcanzables y realistas, y revisar el estado en el que se encuentra nuestra compañía: en qué situación se encuentran nuestros procesos y en qué puntos se puede aplicar tecnología para mejorarlos. En definitiva, perfilar iniciativas que nos puedan ayudar a alcanzar los objetivos marcados, esto es, para diseñar un plan de transformación digital de nuestra empresa.

Definidas las acciones a ejecutar, resulta imprescindible pasar a una fase de valoración, de estimación de lo que va a suponer desarrollarlas, teniendo siempre en cuenta los sistemas de información con los que contamos. No resulta factible comenzar una transformación digital desde cero. Siempre hay que tener en cuenta los recursos existentes y qué podemos aprovechar en esta nueva etapa.

Debemos ser conscientes de que la transformación digital es un ciclo continuo en el que se van abordando procesos de mejora unos sobre otros, y que implican un seguimiento periódico que tiene que ser medido. Resulta la única forma de saber si el plan de transformación digital se está aplicando con éxito o no.

Por último y lo más importante, conviene destacar que las personas son las que hacen posible que se produzca la verdadera transformación digital de una compañía. Hay que tenerlas en cuenta siempre para que el proceso tenga éxito. Solo con la tecnología no se obtendrá un resultado satisfactorio. Son las personas las que hacen que ‘gire la rueda’ de la digitalización. De nada sirve invertir en tecnología si no se forma a los usuarios y se les hace partícipes del cambio involucrándolos en las mejoras que supone dicha transformación. De hecho, el éxito de la implantación de cualquier plan de implantación de transformación digital va a residir en las personas que lo van a usar en su día a día

Resumiendo:

  • Invertir en tecnología no implica necesariamente iniciar una transformación digital
  • La transformación digital supone la revisión de todos los procesos de la compañía
  • Se trata de un ciclo continuo y vivo en el tiempo
  • Las personas son las que hacen posible que se produzca la verdadera transformación


SERESCO

Read More →

Gestión de Procesos – RED.ES

Procesos de Gestión

Gestión de Procesos (ERP)

La Planificación de Recursos Empresariales o ERPs (del inglés Enterprise Resource Planning) facilita a las empresas la tarea de automatización de los procesos.

En este documento de referencia de RED.es podrás entender los beneficios de implementar un ERP en tu pyme. El documento incorpora cuestiones tales como:

  • La definición y las principales características de un ERP, entendiendo su usabilidad y sus diversas aplicaciones. 
  • Los diferentes tipos de usuarios de un ERP. 
  • Las ventajas y beneficios de esta herramientas para las empresas, en especial, para las pymes, así como los pasos a seguir para su correcta implementación.
  • Evolución a lo largo de los años, situación actual y escenarios futuros de los ERPs.
  • Ejemplos de ERPs específicos para las empresas.
  • El impacto en los diferentes sectores económicos y en las empresas en general, analizando los sectores con mayor facilidad de implementación y aquellos con mayores dificultades.
  • Y, finalmente, se lleva a cabo un estudio de ejemplos reales y casos de éxito donde la herramienta ha sido probada y bien implementada.

DESCARGAR DOCUMENTO

Read More →

Jornada Informativa Ayudas y Subvenciones para la digitalización de tu empresa

Marketing Digital, Procesos de Gestión

AYUDAS Y SUBVENCIONES

Con motivo de la celebración de la Jornada Informativa Ayudas y Subvenciones para la Digitalización de tu empresa el martes 7 de Marzo 2023 impartida por la experta en gestión de ayudas, Ana Vazquez, de Prox Consultores, publicamos la presentación

En este sentido, queremos agradecer a todas las personas que participaron en la jornada su presencia

Por si te la perdiste, ahora puedes acceder a la presentación

ACCEDER A LA PRESENTACIÓN

Read More →

Jornada Informativa Protección de Datos: la clave de la Transformación Digital

Marketing Digital, Procesos de Gestión

PROTECCIÓN DE DATOS

Con motivo de la celebración de la Jornada Informativa Protección de Datos: La clave de la transformación digital el martes 21 de Marzo 2023 impartida por el experto en LOPD y RGPD Julio Fernández, de Más Privacidad, publicamos la presentación

En este sentido, queremos agradecer a todas las personas que participaron en la jornada su presencia

Por si te la perdiste, ahora puedes acceder a la presentación

ACCEDER A LA PRESENTACIÓN

Read More →

WEBINAR La gestión de clientes – RED.ES

Marketing Digital, Procesos de Gestión

LA GESTIÓN DE CLIENTES

Con motivo de la publicación del Documento de referencia de Gestión de clientes (CRM) en el portal Acelera pyme de Red.es, el miércoles 18 de enero se celebró un webinar sobre Gestión de clientes (CRM), impartido por el experto en CRM y gestión de clientes Javier Buján. En este sentido, queremos agradecer a todas las personas que participaron en el webinar.

Por si te lo perdiste, ahora puedes acceder a la grabación del vídeo del webinar

 

ACCEDER AL WEBINAR

Read More →

Business Intelligence y Analítica de Datos – RED.ES

Procesos de Gestión

Business Inteligence y Analítica de Datos

El Business Intelligence (BI) y la analítica de datos proporcionan información para la toma de decisiones de tu pyme. Aprende todo lo que necesitas saber con este documento de referencia.

DESCARGAR DOCUMENTO

Read More →

Obligación empresarial del registro de jornada

Procesos de Gestión

¿Puedo usar el papel o las hojas de cálculo?

Tengo que reconocer que esta pregunta es una de las que con mayor frecuencia nos hacen muchos empresarios desde que el pasado 12 de mayo de 2019 entró en vigor la obligación del registro de la jornada, tras la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, y también que me sigue sorprendiendo algunos de los comentarios y razonamientos que nos dan algunos de los que nos lo preguntan.

Pero vayamos por partes, este Real Decreto incluyó la obligatoriedad del registro del tiempo de trabajo, para todas las personas trabajadoras, al margen de su categoría o grupo profesional, y en todos los sectores de actividad y empresas, lo que incluye al teletrabajo y otras fórmulas de horario flexible, al igual que a los trabajadores en movilidad.

El cumplimiento de esta obligación empresarial está regulado y en caso de incumplimiento en el artículo 7.5 de la LISOS y conlleva una sanción de hasta 7.500 euros para las empresas que no cumplan con dicha obligación empresarial.

Es cierto que este Real Decreto obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada y control de presencia, y que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona en la empresa, pero no indica expresamente que haya que hacer el registro del control de jornada mediante un soporte específico.

Volviendo a lo que nos sorprende de la pregunta, y de muchos de los razonamientos empleados para justificar el uso del papel, el que en un momento en que la digitalización está acelerando el proceso hacia una empresa sin papeles, donde la gestión de los datos de la compañía, su transferencia y almacenamiento son cada vez más esenciales, nos podamos seguir preguntando si podemos utilizar el papel como soporte para gestionar y llevar a cabo un control horario y de presencia, de gestión de turnos, jornadas y vacaciones de los trabajadores en tiempo real, más allá de su obligatoriedad. 

La idea de anotar diariamente el inicio y el final de la jornada laboral en unas hojas en las que se deben recopilar esos datos y asegurarse de que los trabajadores realicen el apunte de las horas exactas trabajadas, y en donde se leen los nombres, fechas y firmas, presenta grandes dificultades, no solo de seguridad, confidencialidad, olvidos o suplantaciones, sino que no da solución a las nuevas situaciones de teletrabajo o de trabajadores en movilidad.

El decreto es muy explícito en este aspecto, y está alineado con la obligación administrativa prescrita por el Tribunal de la UE, que impone un sistema “objetivo, fiable y accesible”, por lo que deben existir garantías de que no pueda ser alterado a posteriori, por lo que se agrava la problemática de una gestión manual en papel o en hoja de cálculo.

 Por otro lado, posibles confusiones de un trabajador o registros realizados en lugar de otro lo podrían invalidar, puesto que se debe garantizar la identidad exacta de quién está realizando el registro.

Por último, el decreto establece que la empresa debe conservar los documentos durante cuatro años, ya que pueden ser objeto de una posible inspección, lo que implicaría disponer de un archivo físico donde poder organizar toda la documentación, con el coste que ello supone, y garantizar que no se extravíe, habilitando las medidas necesarias para ello.

Así, pasados 3 años desde su entrada en vigor, y para clarificar este aspecto, una sentencia pionera de la Audiencia Nacional de 15/02/22, establece que, puesto que el registro de jornada debe incluir el horario concreto de entrada y de salida de la jornada laboral, una plantilla en la que ya están preestablecidos los horarios no es válida como registro de jornada conforme a la ley.

En la sentencia la magistrada advierte que, aunque la normativa no dice expresamente el formato en el que deben registrarse estos registros y si debe hacerse en papel o en dispositivos informáticos, la lógica de los tiempos actuales inclina el parecer de los juzgados de lo Social por esta segunda opción, dado que esos datos han de estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social, por lo que determina que las hojas de papel no se pueden considerar un procedimiento efectivo para el registro de la jornada obligatorio, estipulado mediante el Real Decreto- Ley 8/2019.

En definitiva, el Decreto Ley 8/2019 sobre Registro de Jornada obligatorio y esta Sentencia, suponen un cambio radical, que implica la introducción de un modelo de registro que debe ofrecer fiabilidad y acreditar que no es manipulable.

Por ello, el papel o las hojas de cálculo, no deben ser los sistemas utilizados por las empresas para mejorar su gestión de recursos humanos, la prevención de riesgos laborales y controlar su productividad. Disponer de las herramientas de software adecuadas garantiza no solo el cumplimiento de la ley de Registro Horario, sino también la implementación de otros aspectos de vital relevancia, como los derivados del teletrabajo, la desconexión digital, la flexibilidad laboral y la conciliación familiar.

Hay que recomendar por tanto la utilización de herramientas tecnológicas que garanticen tanto la fiabilidad del dato de entrada y salida como el mantenimiento de esos datos para la comunicación a los representantes legales de los trabajadores y cara también a la posible comprobación por parte de la inspección de trabajo y seguridad social.

Además, los procesos enfocados a la gestión de personal, también permiten ahorrar una gran cantidad de tiempo en la gestión de vacaciones, turnos de trabajo, jornadas, incidencias por retrasos, etc., lo que se traduce en la optimización del tiempo del responsable de RRHH, que no tiene que gestionar a mano ni las horas extra ni las vacaciones que pueden suponer horas y horas perdidas.

Son muchas las ventajas que pueden aportar utilizar herramientas de gestión horaria Cloud como CheckJC, que permiten hacer esta tarea de manera mucho más sencilla y obtener ventajas importantes para alcanzar mejores resultados, entre otras:

  • Disponibilidad y accesibilidad. Al ser una solución cloud permite acceder a toda la información de forma actualizada desde cualquier dispositivo y lugar, lo que fomenta la puntualidad y productividad del equipo. A la vez que cumple íntegramente el nuevo decreto.
  • Comodidad y facilidad de uso. Disponer de App y servicios Web para empleados y supervisores para que gestionen la información relativa al control horario y de presencia desde cualquier dispositivo móvil, desde consultar horarios a realizar fichajes o petición de vacaciones. Una herramienta especialmente efectiva en el caso de trabajadores desplazados, puesto que la gestión se simplifica extraordinariamente.
  • Gestión y análisis. Optimizar esfuerzos y facilitar la toma de decisiones con una perspectiva más global. Este es uno de los puntos clave que plantean eliminar el registro horario de papel e implementar soluciones de gestión integral, que permitan la transferencia y firma telemática de documentos, modificar turnos o validar vacaciones. Con un software para el control de horario se detectan irregularidades y sus motivos, analizando los datos del registro horario con informes claros, sólidos y fiables
  • Incremento de la productividad y eficiencia de los empleados. Es una de sus múltiples funcionalidades, al poder analizar de sólo un vistazo las horas que ha dedicado cada trabajador cada día, las franjas horarias en las que desarrolló su trabajo y el cómputo de horas mensuales. Además, al incorporar el sistema de alertas, permite conocer al momento si se está produciendo alguna incidencia, como que un empleado no se encuentre en un puesto de trabajo crítico en el momento que debería estar, como es el caso de un conductor de autobús, la apertura de una instalación o una asistencia domiciliaria. De esta manera es posible reaccionar de manera rápida para ofrecer la mejor calidad de servicio al cliente y así mejorar la productividad y competitividad de la empresa
  • Versatilidad. Al poder utilizar diferentes tecnologías para realizar los fichajes, se adapta a las necesidades de cualquier empresa, evitando a las empresas tener que adquirir costosos sistemas de fichaje.
  • Menor absentismo laboral gracias al control de presencia. Facilitar el proceso de gestión y control del absentismo y de la puntualidad obteniendo información útil con alertas de incidentes en tiempo real, con la que de una manera rápida y sencilla se puedan sacar conclusiones y tomar rápidas decisiones, permitiendo llevar una fácil gestión de los turnos de trabajo, calendarios de vacaciones y jornadas de toda la plantilla, comprobando al mismo tiempo si tienen horas pendientes que deban cumplir.
  • Solucionar el problema de la movilidad. Permitiendo a los empleados fichar allí donde se encuentren y permitiendo también aplicar medidas de flexibilidad horaria y trabajo remoto que contribuirán enormemente a alcanzar un mejor ambiente de trabajo y mejores resultados

En el ámbito de los RRHH, herramientas como CheckJC Contact facilitan en gran medida cuestiones tan estratégicas como la comunicación con los trabajadores, tan importante en situaciones de teletrabajo o movilidad, aportando grandes ventajas al poder conectarse y disponer de la información en tiempo real y allí donde se encuentre.

La utilización de portales del empleado como CheckJC Portal añade un elemento más de eficiencia al permitir al propio trabajador gestionar los fichajes e incidentes, solicitar permisos o vacaciones, a la vez que se pone a su disposición, en tiempo real, toda la información que necesite.

Una de las principales características que incluye CheckJC radica en la inteligencia que tiene incorporada y que permite generar alertas en tiempo real. El sistema genera avisos inmediatos de las incidencias (faltas, retrasos) que se estén produciendo, lo que permite a la empresa reaccionar de la forma más rápida posible para solventar esas situaciones. Estas herramientas de gestión y control horario nos permiten valorar y analizar, y actúan como medidores infalibles de productividad ya que registran el tiempo que los empleados están trabajando sin opción a que estos datos sean falseados, ya que las nuevas tecnologías ya han entrado de lleno en este ámbito para facilitarnos el trabajo.

Puede parecer que este tipo de herramientas tenga más sentido para las empresas con gran cantidad de trabajadores, pero las pequeñas empresas padecen muchos de estos inconvenientes que pueden traducirse en bajas productividades, insatisfacción de los clientes, puestos no cubiertos y multitud de incidencias que no pueden permitirse

Lo que hace que la digitalización del control de presencia sea imprescindible no es solo la obligatoriedad del registro diario de la jornada, sino el nuevo contexto, en el que las empresas, incluso las pequeñas y las microempresas, se encuentran en movimiento, caracterizadas por una fuerza de trabajo distribuida, desplazada o en remoto. En este escenario, es simplemente imposible seguir confiando en fichas de papel o en hojas de cálculo.

“Las pequeñas y medianas empresas ya pueden jugar en las mismas condiciones que las grandes empresas en cuanto a tecnología se refiere.”

Jorge Cebreiros Arce
Socio Director en InfoJC
www.checkjc.com

Read More →

La gestión de clientes – RED.ES

Marketing Digital, Procesos de Gestión

LA GESTIÓN DE CLIENTES

En el documento de referencia de la Gestión de clientes se puede encontrar toda la información sobre la estrategia CRM para pymes y autónomos, entendiendo las herramientas de CRM como pilares fundamentales en la gestión de sus clientes. En este sentido, el documento incorpora cuestiones tales como:

  • La definición y las principales características del CRM, entendiendo su usabilidad y sus diversas aplicaciones. 
  • Los diferentes tipos y clasificaciones de la herramienta que existen. 
  • Las funcionalidades del CRM y su funcionamiento.
  • Las ventajas y beneficios de estas herramientas para las empresas, en especial, para las pymes.
  • Evolución a lo largo de los años, situación actual y escenarios futuros del CRM.
  • El impacto del CRM en los diferentes sectores económicos y en las empresas en general, analizando los sectores con mayor facilidad de implementación y aquellos con mayores dificultades.
  • Y, finalmente, se lleva a cabo un estudio de ejemplos reales y casos de éxito donde la herramienta ha sido probada y bien implementada.

DESCARGAR DOCUMENTO

Read More →