¿Puedo usar el papel o las hojas de cálculo?
Tengo que reconocer que esta pregunta es una de las que con mayor frecuencia nos hacen muchos empresarios desde que el pasado 12 de mayo de 2019 entró en vigor la obligación del registro de la jornada, tras la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, y también que me sigue sorprendiendo algunos de los comentarios y razonamientos que nos dan algunos de los que nos lo preguntan.
Pero vayamos por partes, este Real Decreto incluyó la obligatoriedad del registro del tiempo de trabajo, para todas las personas trabajadoras, al margen de su categoría o grupo profesional, y en todos los sectores de actividad y empresas, lo que incluye al teletrabajo y otras fórmulas de horario flexible, al igual que a los trabajadores en movilidad.
El cumplimiento de esta obligación empresarial está regulado y en caso de incumplimiento en el artículo 7.5 de la LISOS y conlleva una sanción de hasta 7.500 euros para las empresas que no cumplan con dicha obligación empresarial.
Es cierto que este Real Decreto obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada y control de presencia, y que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona en la empresa, pero no indica expresamente que haya que hacer el registro del control de jornada mediante un soporte específico.
Volviendo a lo que nos sorprende de la pregunta, y de muchos de los razonamientos empleados para justificar el uso del papel, el que en un momento en que la digitalización está acelerando el proceso hacia una empresa sin papeles, donde la gestión de los datos de la compañía, su transferencia y almacenamiento son cada vez más esenciales, nos podamos seguir preguntando si podemos utilizar el papel como soporte para gestionar y llevar a cabo un control horario y de presencia, de gestión de turnos, jornadas y vacaciones de los trabajadores en tiempo real, más allá de su obligatoriedad.
La idea de anotar diariamente el inicio y el final de la jornada laboral en unas hojas en las que se deben recopilar esos datos y asegurarse de que los trabajadores realicen el apunte de las horas exactas trabajadas, y en donde se leen los nombres, fechas y firmas, presenta grandes dificultades, no solo de seguridad, confidencialidad, olvidos o suplantaciones, sino que no da solución a las nuevas situaciones de teletrabajo o de trabajadores en movilidad.
El decreto es muy explícito en este aspecto, y está alineado con la obligación administrativa prescrita por el Tribunal de la UE, que impone un sistema “objetivo, fiable y accesible”, por lo que deben existir garantías de que no pueda ser alterado a posteriori, por lo que se agrava la problemática de una gestión manual en papel o en hoja de cálculo.
Por otro lado, posibles confusiones de un trabajador o registros realizados en lugar de otro lo podrían invalidar, puesto que se debe garantizar la identidad exacta de quién está realizando el registro.
Por último, el decreto establece que la empresa debe conservar los documentos durante cuatro años, ya que pueden ser objeto de una posible inspección, lo que implicaría disponer de un archivo físico donde poder organizar toda la documentación, con el coste que ello supone, y garantizar que no se extravíe, habilitando las medidas necesarias para ello.
Así, pasados 3 años desde su entrada en vigor, y para clarificar este aspecto, una sentencia pionera de la Audiencia Nacional de 15/02/22, establece que, puesto que el registro de jornada debe incluir el horario concreto de entrada y de salida de la jornada laboral, una plantilla en la que ya están preestablecidos los horarios no es válida como registro de jornada conforme a la ley.
En la sentencia la magistrada advierte que, aunque la normativa no dice expresamente el formato en el que deben registrarse estos registros y si debe hacerse en papel o en dispositivos informáticos, la lógica de los tiempos actuales inclina el parecer de los juzgados de lo Social por esta segunda opción, dado que esos datos han de estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social, por lo que determina que las hojas de papel no se pueden considerar un procedimiento efectivo para el registro de la jornada obligatorio, estipulado mediante el Real Decreto- Ley 8/2019.
En definitiva, el Decreto Ley 8/2019 sobre Registro de Jornada obligatorio y esta Sentencia, suponen un cambio radical, que implica la introducción de un modelo de registro que debe ofrecer fiabilidad y acreditar que no es manipulable.
Por ello, el papel o las hojas de cálculo, no deben ser los sistemas utilizados por las empresas para mejorar su gestión de recursos humanos, la prevención de riesgos laborales y controlar su productividad. Disponer de las herramientas de software adecuadas garantiza no solo el cumplimiento de la ley de Registro Horario, sino también la implementación de otros aspectos de vital relevancia, como los derivados del teletrabajo, la desconexión digital, la flexibilidad laboral y la conciliación familiar.
Hay que recomendar por tanto la utilización de herramientas tecnológicas que garanticen tanto la fiabilidad del dato de entrada y salida como el mantenimiento de esos datos para la comunicación a los representantes legales de los trabajadores y cara también a la posible comprobación por parte de la inspección de trabajo y seguridad social.
Además, los procesos enfocados a la gestión de personal, también permiten ahorrar una gran cantidad de tiempo en la gestión de vacaciones, turnos de trabajo, jornadas, incidencias por retrasos, etc., lo que se traduce en la optimización del tiempo del responsable de RRHH, que no tiene que gestionar a mano ni las horas extra ni las vacaciones que pueden suponer horas y horas perdidas.
Son muchas las ventajas que pueden aportar utilizar herramientas de gestión horaria Cloud como CheckJC, que permiten hacer esta tarea de manera mucho más sencilla y obtener ventajas importantes para alcanzar mejores resultados, entre otras:
- Disponibilidad y accesibilidad. Al ser una solución cloud permite acceder a toda la información de forma actualizada desde cualquier dispositivo y lugar, lo que fomenta la puntualidad y productividad del equipo. A la vez que cumple íntegramente el nuevo decreto.
- Comodidad y facilidad de uso. Disponer de App y servicios Web para empleados y supervisores para que gestionen la información relativa al control horario y de presencia desde cualquier dispositivo móvil, desde consultar horarios a realizar fichajes o petición de vacaciones. Una herramienta especialmente efectiva en el caso de trabajadores desplazados, puesto que la gestión se simplifica extraordinariamente.
- Gestión y análisis. Optimizar esfuerzos y facilitar la toma de decisiones con una perspectiva más global. Este es uno de los puntos clave que plantean eliminar el registro horario de papel e implementar soluciones de gestión integral, que permitan la transferencia y firma telemática de documentos, modificar turnos o validar vacaciones. Con un software para el control de horario se detectan irregularidades y sus motivos, analizando los datos del registro horario con informes claros, sólidos y fiables
- Incremento de la productividad y eficiencia de los empleados. Es una de sus múltiples funcionalidades, al poder analizar de sólo un vistazo las horas que ha dedicado cada trabajador cada día, las franjas horarias en las que desarrolló su trabajo y el cómputo de horas mensuales. Además, al incorporar el sistema de alertas, permite conocer al momento si se está produciendo alguna incidencia, como que un empleado no se encuentre en un puesto de trabajo crítico en el momento que debería estar, como es el caso de un conductor de autobús, la apertura de una instalación o una asistencia domiciliaria. De esta manera es posible reaccionar de manera rápida para ofrecer la mejor calidad de servicio al cliente y así mejorar la productividad y competitividad de la empresa
- Versatilidad. Al poder utilizar diferentes tecnologías para realizar los fichajes, se adapta a las necesidades de cualquier empresa, evitando a las empresas tener que adquirir costosos sistemas de fichaje.
- Menor absentismo laboral gracias al control de presencia. Facilitar el proceso de gestión y control del absentismo y de la puntualidad obteniendo información útil con alertas de incidentes en tiempo real, con la que de una manera rápida y sencilla se puedan sacar conclusiones y tomar rápidas decisiones, permitiendo llevar una fácil gestión de los turnos de trabajo, calendarios de vacaciones y jornadas de toda la plantilla, comprobando al mismo tiempo si tienen horas pendientes que deban cumplir.
- Solucionar el problema de la movilidad. Permitiendo a los empleados fichar allí donde se encuentren y permitiendo también aplicar medidas de flexibilidad horaria y trabajo remoto que contribuirán enormemente a alcanzar un mejor ambiente de trabajo y mejores resultados
En el ámbito de los RRHH, herramientas como CheckJC Contact facilitan en gran medida cuestiones tan estratégicas como la comunicación con los trabajadores, tan importante en situaciones de teletrabajo o movilidad, aportando grandes ventajas al poder conectarse y disponer de la información en tiempo real y allí donde se encuentre.
La utilización de portales del empleado como CheckJC Portal añade un elemento más de eficiencia al permitir al propio trabajador gestionar los fichajes e incidentes, solicitar permisos o vacaciones, a la vez que se pone a su disposición, en tiempo real, toda la información que necesite.
Una de las principales características que incluye CheckJC radica en la inteligencia que tiene incorporada y que permite generar alertas en tiempo real. El sistema genera avisos inmediatos de las incidencias (faltas, retrasos) que se estén produciendo, lo que permite a la empresa reaccionar de la forma más rápida posible para solventar esas situaciones. Estas herramientas de gestión y control horario nos permiten valorar y analizar, y actúan como medidores infalibles de productividad ya que registran el tiempo que los empleados están trabajando sin opción a que estos datos sean falseados, ya que las nuevas tecnologías ya han entrado de lleno en este ámbito para facilitarnos el trabajo.
Puede parecer que este tipo de herramientas tenga más sentido para las empresas con gran cantidad de trabajadores, pero las pequeñas empresas padecen muchos de estos inconvenientes que pueden traducirse en bajas productividades, insatisfacción de los clientes, puestos no cubiertos y multitud de incidencias que no pueden permitirse
Lo que hace que la digitalización del control de presencia sea imprescindible no es solo la obligatoriedad del registro diario de la jornada, sino el nuevo contexto, en el que las empresas, incluso las pequeñas y las microempresas, se encuentran en movimiento, caracterizadas por una fuerza de trabajo distribuida, desplazada o en remoto. En este escenario, es simplemente imposible seguir confiando en fichas de papel o en hojas de cálculo.
“Las pequeñas y medianas empresas ya pueden jugar en las mismas condiciones que las grandes empresas en cuanto a tecnología se refiere.”
Jorge Cebreiros Arce
Socio Director en InfoJC
www.checkjc.com
