De la mano de SERESCO te traemos esta Guía sobre Cómo optimizar tus tareas y los beneficios de implantar un gestor documental en tu empresa
CÓMO OPTIMIZAR TUS TAREAS Y LOS BENEFICIOS DE IMPLANTAR UN GESTOR DOCUMENTAL EN TU EMPRESA
Actualmente, uno de los activos más importantes de una compañía, independientemente de su tamaño, sector, volumen de facturación…, es la información. Por lo que su correcto manejo, flujo y control es vital para un rendimiento óptimo.
Continuamente recibimos correos electrónicos con archivos que descargamos y, casi siempre por inercia, se guardan en la típica carpeta de “descargas”. Tras la descarga, accedemos a esa carpeta y lo copiamos o movemos a la carpeta donde queremos que permanezca almacenado.
Solemos usar carpetas compartidas en servidores con estructuras complejas de las que, en muchas ocasiones, desconocemos el criterio organizativo a no ser que lo hayamos definido nosotros. Y cuando necesitamos acceder a alguno de estos archivos o documentos recurrimos al teléfono, al correo electrónico o directamente nos acercamos hasta el puesto del compañero que creemos que nos los puede facilitar.
Según un estudio del International Data Corporation (IDC), los trabajadores de grandes empresas sólo encuentran el documento adecuado en un 50% de las ocasiones. Lo que se traduce en ineficiencias productivas que suponen pérdidas significativas a las empresas.
Esto en el mejor de los casos, porque en muchas ocasiones hay departamentos como calidad, compras, RRHH, logística… que generan y almacenan físicamente expedientes, auditorías, contratos, órdenes de trabajo, etc. usando documentos en papel que debemos escanear y guardar o, directamente, archivar. A todos nos son muy familiares esas estanterías hasta el techo repletas de archivos definitivos o carpetas “AZ”.
La solución a este proceso tan poco eficiente la encontramos en el proceso de digitalización de la información. Para poder mantener resguardada y acceder a nuestra información en cualquier momento, es crucial tanto su correcto almacenamiento como su correcta organización. Esta es la tarea primordial de un buen gestor de contenidos empresariales que nos facilite la gestión y la automatización de todo tipo de procesos documentales desde la captura hasta la entrega.
Un gestor de contenido empresariales, o gestor documental, es un espacio centralizado que permite almacenar de forma automática y digital todos los documentos de una empresa y al que se puede acceder en cualquier momento y lugar de manera segura.
Las ventajas de usar un buen gestor de contenidos empresariales son:
– Organización y clasificación eficiente
– Acceso rápido y seguro
– Ahorro de tiempo y recursos
– Mayor sostenibilidad con la reducción del uso de papel
– Colaboración entre equipos y departamentos
– Cumplimiento de normativas y regulaciones
– Integración con otros sistemas
– Respaldo y recuperación de datos
Un gestor documental es imprescindible para un sistema de base de datos organizado y categorizado de acuerdo con los propósitos de las empresas para hacerlo todo más sencillo y controlable.
